甚麼是分會傑出程序？(Club Excellence Process簡稱CEP)

分會傑出程序的功能與推廣
台灣總會講師團 副團長 蔣光騰

甚麼是分會傑出程序？(Club Excellence Process簡稱CEP)， CEP是一項有趣、互動式的程序，可凝聚會員來檢視您的分會現況並展望未來。它也可提供您加強服務、改善分會效率並提升會員的體驗，簡單說它就是「促進分會會務健全運作」的一項活動。

CEP可以具體達成以下的目標：

一、促進會務健全

二、提高會員滿意

三、促進會員的保留及發長

四、擴大社會服務

所以說，CEP的內涵及意義就是「分會全體會員，透過客觀意見調查及討論，找出分會會務優點與缺點，分階段改進會務運作，以提高會員滿意度的一項活動」。舉例來說，這與企業單位(如觀光旅店或餐飲服務)透過客戶或顧客的意見調查表，改進企業單位的服務品質的做法是一樣的。所以分會傑出程序(CEP)，是一個很單純的觀念，很容易做，很客觀，也很有效果。

我們都知道，獅子會的分會及獅友有兩大神聖的任務，一個是社會服務，再來就是組織發展，在社會服務的領域上，我們有著讓世人尊崇的偉大成就，但在組織發長上，卻遭逢瓶頸，台灣總會每年都有數千人加入獅子會的大家庭，但相對遺憾的是，幾乎有相同數目的獅友選擇離開，造成會員成長速度極度緩慢，究其原因，是獅友對獅子會的滿意度不高，這在全球獅子會上，也都有著相同的現象，國際總會經過數年全盤的研究考量，將MERL團隊改成GMT與GLT團隊，期待會員成長能從「數量」的考量，改成重視「素質」的考量，強調提升素質的重要性，首先的做法就是「建全分會會務運作，改善會員保留」的狀況，而其執行的具體有效辦法就是宣傳、支持、推動「分會傑出程序CEP」。

在分會傑出程序中，我們瞭解了傑出分會的特性，檢視影響分會進步的障礙，討論如何增加分會的效率。台灣總會講師團更設計出檢視分會是否成功的十大課題，那就是：

會員的滿意度

組織文化

分會會議

社會服務

會員發展

會員保留

分會公關形象

會員關係

分會財務

分會領導

針對這些課題，透過全體分會會員調查評估，找出目前存在於分會的優點及缺失，優點加以保留及發揚，缺失則加以革除及改進。最後由理監事會通過CEP的目標設定，具體擬定行動計畫並付諸實施，再檢視成果及慶祝成功。

在分會傑出程序中，我們期許各分會重新檢視您的社區服務的工作，除了國際總會長年度主題、從2010至2011年度開始的全球服務行動，國際總會核可傳統性社會服務項目，及台灣總會議長與本區總監年度主要社會服務外，希望分會能透過社區需求調查及會內詳細討論評估，重新檢視是否社區內有更迫切需要我們的服務方案。

我們相信，如果分會能長期(三年)推動分會傑出程序，一定可以從弱會變成強會，而強會也可以進行分會傑出程序，因可以使您的分會更臻完美。參加分會傑出程序的分會並可以獲得國際總會及台灣總會的表揚。專分區主席也可以因您轄下分會推動分會傑出程序而獲獎。

分會傑出程序都是在不影響原有分會運作之下，分階段的來執行(由簡單的及有共識的會務改進事項先做)。所有這些活動都透過國際總會提供的資源，台灣總會CEP團隊的指導，及各區CEP引導師的協助下來進行(引導師係由台灣總會於每年7月底專案訓練)，以確保整個活動的成功。

分會傑出程序(CEP)，是分會最根本的紮根工作，不僅可以促進分會會務健全，更可改進會員退會現象，提升會員成長，同時也可水到渠成擴大對社會服務的貢獻。這是近幾年國際總會與台灣總會所推動的重要政策，也是全國獅子分會的一項重大工作，期望全國各獅子分會均能重視而加以採用，如有任何需協助事項，請與我聯絡(蔣光騰 E-mail：hwayang.gift @msa.hinet.net 0935-299502)。期待大家共同努力開創獅子會美好的未來。

區推動CEP的具體步驟

• 一、區推動CEP的前置工作：
  1. 確認推動CEP的組織模式(由誰來負責整個CEP的推動，是以甚麼架及職銜來推動？)。
  2. 確認CEP推動之各階段-例：準備(3月)、組建(4月)、宣傳(5.6月)、訓練(7月)、 推動及追蹤(8月起)、表揚(區務會議及年度敘獎)。
  3. 設定年度CEP達成目標(例：全區多少比例分會必須進行CEP活動)。
  4. 組建「CEP服務團隊」並訓練團隊。
  5. 提出CEP年度工作計畫及經費預算。
  6. 擬訂CEP激勵及表揚方案。
• 二、指派區CEP委員會主席參加台灣總會舉辦之各區區成員受訓。
• 三、區舉辦CEP說明會(區講師、專分區主席、各會長參加)，課程時間約1-1.5小時，講師以區CEP委員會主席、GLT協調長或CEP引導師為主。主要目的是在擴大對區領導階層的宣導，尤其重要的是，讓專分區主席及分會會長直接具體了解分會傑出程序的功能與運作。這個說明會最好在安排在年度前的新任領導幹部講習會中，爭取時效才會有好的效果。
• 四、指派資深獅友或講師參加台灣總會於7月底舉辦之CEP引導師訓練。
• 五、 專分區主席應鼓勵分會會長在7月份的理監事會中提出CEP的推動計畫。並於訪問分會及分區顧問委員會議中宣導CEP活動。
• 六、 由引導師針對分會CEP委員會召集人或分會協調員訓練，課程內容：CEP概述1小時、分會協調員的工作要領1小時、CEP運作說明1小時、CEP的案例研究與運作實務1.5小時共計約4.5小時。
• 七、 分會填具參加CEP意願書，由區匯總向國際總會申請CEP，並報台灣總會。
• 八、 由分會CEP委員會或分會協調員直接執行分會傑出程序，或由區引導師來輔導分會執行分會傑出程序。並由本區CEP協調長追蹤成果。
• 九、 區CEP 委員會主席參加台灣總會CEP委員會舉辦之CEP研討會。
• 十、 可以適時邀請台灣總會CEP委員會及CEP 專家指導本區CEP活動。
• 十一、提報推動CEP有功獅友及分會，送交區敘獎委員會審核表揚
• 十二、提報本區年度CEP的成果及傑出案例，並作成書面記錄，以供下屆參考
• 十三、建議各區針對傑出分會十大評估指標，即
  1. 分會會員滿意度
  2. 分會組織文化
  3. 分會會議
  4. 社會服務
  5. 會員發展
  6. 會員保留
  7. 分會公關及形象
  8. 分會關係
  9. 分會財務
  10. 分會領導等
  舉辦僻靜研習營或專案講座，或當作由區講師巡迴各分會演講主題，總之，加強對分會十大評估指標的教育宣導，將可改善分會運作之成效，CEP的推動當然就可事半功倍來達成目標。

分會執行CEP的具體步驟

• 一、會長參加由區舉辦的CEP宣傳宣導活動，時間約1~1.5小時，初步了解CEP的概述、功能及運作方式。會長若沒有參加上述活動，分區主席應主動找機會向會長宣導此項活動。分區主席在分區顧問會議中應積極宣傳CEP活動，並詢問分會是否進行CEP？
• 二、會長在分會理監事會中提出CEP的推動計畫。
  (台灣總會CEP委員會統一提供CEP的DM說明)
  1. 告訴會員甚麼是CEP？
  2. 告訴會員CEP能為我們帶來甚麼效用？
  3. 簡單說明CEP的運作方式。(可以請區CEP主席或CEP引導師協助說明)
  4. 成立分會CEP委員會(3-5名獅友)，並推舉召集人擔任分會協調員。
     分會協調員的人選應為了解本會文化並受人尊重的資深獅友或前會長，並須具有組織力及溝通協調的能力，最好是曾參加過獅子會領導學院及講師訓練者。
     若分會沒有CEP委員會，也沒有分會協調員，就由區CEP引導師直接指導及協助分會進行分會傑出程序活動。
• 三、分會協調員或分會CEP委員會接受區CEP引導師訓練。
• 四、提出分會傑出程序申請。由會長填具「分會參加CEP意向書」，先向區CEP主席申請，區CEP主席彙整後(不得耽擱)，由區統一向國際總會申請分會傑出程序訓練，及向台灣總會CEP委員會報備，並通知所屬之專分區主席。
  國際總會將寄發研討會材料給區，區CEP主席再轉交給出席CEP的分會會員以供參考。CEP主席並指派CEP引導師協助分會，或由分會協調員進行分會傑出程序。區CEP主席主動適時指導及協助分會傑出程序之進行。
• 五、在分會的特定聚會上，最好是理監事會，由全體會員無具名式的填寫分會評估表(每一份十張)，並於現場直接繳回。當日未出席的會員，也應想辦法讓他們填寫並盡速繳回。
• 六、在分會協調員及分會CEP委員會帶領下，分會CEP委員會將評估表彙整、統計及分析。透過委員會全體的深刻思考與全盤考量後，提出設定強化分會的目標及擬定行動計畫。計畫中，我們期望會也能重新檢視是否社區內有更迫切需要我們的服務方案。(分會也可依國際總會模式，依照其指定教材及課程，以舉辦研討會方式來進行分會傑出程序) 。
• 七、分會CEP委員會提送分會傑出程序結論企劃書或工作計畫書，並檢附相關調查及評估資料，由會員大會或理監事會審核討論，通過後即付諸實施。
• 八、分會協調員即可填寫CEP最終報告，向國際總會申請分會CEP旗幟布章獎勵，並將副本轉存台灣總會CEP委員會，作為台灣總會年度敘獎之依據。
• 九、提供「設定目標及行動計畫」給我們的區CEP/GLT協調長，當我們需要時要求幫助。如果有必要時也可以修改我們的目標。區CEP協調長將會追蹤分會推動CEP各項進度與成效。
• 十、會員填寫學員評估表，分會協調員填寫協調員評估表，可提送至國際總會做為推廣CEP的意見。
• 十一、在六個月或一年內，再次舉辦分會評分調查，重新評估會員的滿意度。